Hợp đồng thuê văn phòng là biên bản quan trọng dùng làm cở sở để khách hàng và tòa nhà thực hiện quyền lợi và trách nhiệm của mình. Vì vậy, hợp đồng thuê văn phòng cần phải được nghiên cứu kĩ càng trước khi kí. Sau đây là những điểm cần đặc biệt lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng.

Diện tích thuê văn phòng

Hiện nay, chi phí thuê văn phòng tính trên diện tích sử dụng thực tế, vì vậy việc xác định chính xác diện tích văn phòng, cũng như phương pháp đo diện tích phòng là yếu tố cần thiết mà các bạn phải kiểm tra.

Hiện tại, có 3 phương pháp đo diện tích văn phòng: đo trong lòng văn phòng, đo tim tường và đo vách bao quanh. Mỗi phương pháp lại cho ra một tỉ lệ diện tích khác nhau ứng với một mức giá trả khác nhau cho toàn bộ văn phòng. Số tiền chênh lệch được chi trả trong nhiều năm thuê văn phòng có thể được sử dụng cho mục đích đầu tư khác hợp lí hơn. 

Thời gian thuê và điều kiện gia hạn

Thời gian hợp đồng bắt đầu có hiệu lực là thời gian phí thuê được bắt đầu tính. Giữa thời điểm hợp đồng có hiệu lựa và thời điểm văn phòng bắt đầu hoạt động là khoảng thời gian thực hiện thiết kế và thi công văn phòng. Vì vậy các bạn nên xác định rõ ràng thời điểm văn phòng được tính phí là trước hay sau khi quá trình thi công văn phòng hoàn tất.

Ngoài ra, trong vấn đề gia hạn sau khi hợp đồng kết thúc, nếu muốn thuê lại thì phải báo trước bao lâu và mức phí sau đó sẽ quy định như thế nào, có ưu đãi gì cho những văn phòng thuê gia hạn không?  

Các chi phí phải trả trong quá trình thuê văn phòng và hình thức trả

Giá thuê văn phòng là khoản chi phí phải trả cho diện tích thuê phòng thực tính. Ngoài giá thuê phòng này, trong quá trình sử dụng khách hàng phải trả một số loại phí khác, các bạn cần phải thỏa thuận rõ ràng:

Phí quản lí: quản lí, bảo vệ, lễ tân, vệ sinh, chiếu sáng và điều hòa cho các khuôn viên công cộng. Phí quản lí này cũng thường được tính theo đơn vị diện tích.

Phí phát sinh khi làm việc ngoài giờ sẽ được tính như thế nào?

Tiền điện nước xác định dựa trên đơn giá nhà nước hay giá của tòa nhà?

Tiền đặt cọc là bao nhiêu?

Hình thức thanh toán như thế nào, trả theo tháng hay theo quý?

Phí bãi đỗ (nếu có) được tính như thế nào, trong trường hợp gửi qua đêm, gửi xe dài ngày do đi công tác,…

Phí đã bao gồm thuế VAT?

Tiền tệ thanh toán?

Trách nhiệm của bên thuê và cho thuê văn phòng

Các vấn đề về bàn giao mặt bằng, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa văn phòng và các sự cố phát sinh trong quá trình thuê ai sẽ là người chịu trách nhiệm 

Các điều khoản chấm dứt hợp đồng

Có rất nhiều nguyên nhân có thể xảy ra dẫn tới quyết định chấm dứt hợp đồng. Trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn, khi chấm dứt hợp đồng thì ai sẽ là người chịu trách nhiệm và tiền cọc sẽ được hoàn trả và không hoàn trả trong trường hợp nào.

Trên đây là 5 điểm cần đặc biệt lưu ý trong hợp đồng cho thuê văn phòng theo kinh nghiệm của chúng tôi tích lũy được. Hy vọng các bạn sớm lựa chọn được địa chỉ cho thuê văn phòng phù hợp.